Informationspflichten nach Art. 12, 13 ff. EU-DSGVO für Beschäftigte

 

Datenschutzinformation für Mitarbeiter
Nach Art. 13, 14, 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

 

Sehr geehrte Mitarbeiterin,
sehr geehrter Mitarbeiter,

wir möchten Ihnen gerne, auch aufgrund der gesetzlichen Regelungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), umfassend Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses zu erteilen.

Wir achten stets auf eine ordnungsgemäße Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Sollten Sie Fragen zu Ihren Beschäftigtendaten und deren Verarbeitung haben, können Sie sich jederzeit gerne an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Dieser unterliegt der gesetzlichen Verpflichtung zur Wahrung der Geheimhaltung und Vertraulichkeit und ist zudem aufgrund seiner Stellung unabhängig, wodurch er keinerlei Weisung erhalten darf. Sie können sich folglich vertrauensvoll an ihn wenden.

Wir möchten Ihnen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses folgendes mitteilen:

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Ihr Ansprechpartner als Verantwortlicher im Sinne der Europäischen Datenschutz- Grundverordnung („DSGVO“) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

VIVISOL Intensivservice GmbH
Kronacher Str. 1
93057 Regensburg

(im Folgenden als „wir“, „uns“ oder „unser“ bezeichnet)

2. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns einen sehr hohen Stellenwert. Aufgrund dessen haben wir ein spezialisiertes Beratungsunternehmen für Datenschutz beauftragt. Diesem gehört auch unser Datenschutzbeauftragter an. Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie:

• Tel.: 0941 / 640 840
• E-Mail: datenschutz@intensivservice.de

Bitte wenden Sie sich in allen Fragen rund um das Thema Datenschutz und Datensicherheit bei uns direkt an unseren Datenschutzbeauftragten.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt regelmäßig nur, sofern wir uns Ihre vorherige Einwilligung hierzu eingeholt haben. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist oder die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine gesetzliche Erlaubnis gestattet ist.
4. Datenverarbeitung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses 
4.1. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung 

4.1.1. Personenbezogene Daten
Soweit wir für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsvertrages erforderlich ist, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG, § 611a BGB als Rechtsgrundlage.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, welcher wir unterliegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Wir unterliegen unter anderem folgenden rechtlichen Verpflichtungen:

• §28aSGB(Sozialgesetzbuch)IV;§198ffSGBV;§190ff.,§281cSGBVIDEÜV(Datenerfassungs- und – übermittlungsverordnung), zur Meldung an die Behörden
• § 829 Abs. 2 Satz 1 ZPO (Zivilprozessordnung) im Hinblick auf Gehaltspfändungen
• § 16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeitgesetz) und § 7d Abs. 1 Satz 1 SGB IV, zur Dokumentation der Arbeitszeitkonten
• §§ 16, 17 MiLoG (Mindestlohngesetz), zur Dokumentation der Arbeitszeit sowie zur Erfüllung der Meldepflicht gegenüber den Behörden
• §§ 49, 50 JArbSchG (Jugendarbeitsschutzgesetz), zur Erfüllung der Auskunfts- und Dokumentationspflichten gegenüber den Behörden
• §§ 76, 88, 101 BBiG (Berufsbildungsgesetz), zur Erfüllung der Dokumentations- und Auskunftspflicht gegenüber den Behörden
• § 163 SGB IX (Rehabilitation und Teilnahme von Menschen mit Behinderung am Arbeitsleben) zur Umsetzung des Zusammenwirkens zwischen Arbeitgeber, Agentur für Arbeit und Integrationsämter
• § 312 SGB III zur Erteilung der Arbeitsbescheinigung gegenüber der Agentur für Arbeit
• § 27 MuSchG, zur Erfüllung der Mitteilungs- und Aufbewahrungspflichten gegenüber den Behörden

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht, so dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

4.1.2. Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Soweit wir für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO), wie unter anderem der Religionszugehörigkeit, Nationalität sowie der Gesundheitsdaten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
Wenn die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erforderlich ist, damit wir die uns aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben können und unseren diesbezüglichen Pflichten nachkommen, folgt die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Wir unterliegen unter anderem folgenden rechtlichen Verpflichtungen:

• §28aSGB(Sozialgesetzbuch)IV;§198ffSGBV;§190ff.,§281cSGBVIDEÜV(Datenerfas- sungs- und – übermittlungsverordnung), zur Meldung an die Behörden
• § 829 Abs. 2 Satz 1 ZPO (Zivilprozessordnung) im Hinblick auf Gehaltspfändungen
• § 16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeitgesetz) und § 7d Abs. 1 Satz 1 SGB IV, zur Dokumentation der Arbeitszeitkonten
• §§ 16, 17 MiLoG (Mindestlohngesetz), zur Dokumentation der Arbeitszeit sowie zur Erfüllung der Meldepflicht gegenüber den Behörden
• §§ 49, 50 JArbSchG (Jugendarbeitsschutzgesetz), zur Erfüllung der Auskunfts- und Dokumentationspflichten gegenüber den Behörden
• §§ 76, 88, 101 BBiG (Berufsbildungsgesetz), zur Erfüllung der Dokumentations- und Auskunftspflicht gegenüber den Behörden
• § 163 SGB IX (Rehabilitation und Teilnahme von Menschen mit Behinderung am Arbeitsleben) zur Umsetzung des Zusammenwirkens zwischen Arbeitgeber, Agentur für Arbeit und Integrati- onsämter
• § 312 SGB III zur Erteilung der Arbeitsbescheinigung gegenüber der Agentur für Arbeit
• § 27 MuSchG, zur Erfüllung der Mitteilungs- und Aufbewahrungspflichten gegenüber den Behörden

Bezieht sich die Verarbeitung auf besondere Kategorien personenbezogener Daten, die von Ihnen offensichtlich öffentlich gemacht wurden, ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Falls die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, der Arbeitsmedizin oder für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit erforderlich ist, folgt die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.

4.1.3. Zwecke der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zwecke der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, insbesondere zur Erfüllung arbeitsvertraglicher, gesetzlicher, sofern vorliegend kolIektivvertraglicher, sowie sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen.

4.1.4. Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
Danach speichern wir Ihre Daten unter anderem für folgende Zeiträume:

• Belege zum Lohnkonto bis zu 10 Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 4,5 i. V. m. Abs. 3 AO (Abgaben- ordnung); § 41 Abs. 1 S. 9 EStG (Einkommenssteuergesetz); § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 i. V. m. § 238 Abs. 1 HGB (Handelsgesetzbuch)
• Abmahnungen bis 2,5 Jahre (laut Rechtsprechung)
• Bewerbungsunterlagen, -daten, nach Entscheidung über Nichtbesetzung, bis zu 6 Monate, Diskriminierungsbeweislast, Frist §§ 21 Abs. 5, 22 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz)
• Bewerbungsunterlagen ansonsten: Bei Auflösung, Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Arbeitszeitnachweise 2 Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeitgesetz)
• Arbeitszeitnachweise 2 Jahre nach § 50 JArbSchG (Jugendarbeitsschutzgesetz)
• Arbeitszeitnachweise 2 Jahre nach § 17 Abs. 1 MiLoG (Mindestlohngesetz)
• Sonstige Arbeitszeitnachweise 6 Jahre, § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO

4.1.5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ist für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.
Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen.

5. Betroffeneneingaben nach Art. 12 ff. DSGVO

5.1. Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung Ihrer datenschutzrechtlichen Anfrage („Betroffeneneingabe“) ist Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 12 ff. DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die anschließende Dokumentation der gesetzeskonformen Bearbeitung von Betroffeneneingabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5.2. Zweck
Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung von Betroffeneneingaben ist die Beantwortung Ihrer datenschutzrechtlichen Anfrage. Die anschließende Dokumentation der gesetzeskonformen Bearbeitung der jeweiligen Betroffeneneingabe dient zur Erfüllung der gesetzlich geforderten Nachweispflicht, Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

5.3. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Bearbeitung von Betroffeneneingaben ist dies gemäß § 41 BDSG i.V. § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG drei Jahren nach Ende des jeweiligen Vorgangs gegeben.

5.4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung von Betroffeneneingaben für die Zukunft zu widersprechen. In diesem Fall können wir Ihre datenschutzrechtliche Anfrage jedoch nicht weiterbearbeiten.
Die Dokumentation der gesetzeskonformen Bearbeitung der jeweiligen Betroffeneneingabe ist zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.

6. Rechtsverteidigung und Rechtsdurchsetzung

6.1. Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist Art. 9 Abs. 2 f lit. f; 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6.2. Zweck
Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist die Abwehr von unberechtigterInanspruchnahme sowie die rechtliche Durchsetzung und Geltendmachung von Ansprüchen und Rechten.

6.3. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

6.4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist für die Rechtsverteidigung und -durchsetzung zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.

7. Empfängerkategorien
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen und Abteilungen personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der zuvor genannten Zwecke brauchen. Wir bedienen uns zum Teil unter- schiedlicher Dienstleister und übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger. Die Empfänger können z.B. sein:

• Personalabteilung
• Vorgesetzte des betroffenen Beschäftigten
• Lohnbuchhaltung
• Finanzbuchhaltung
• Datenschutzbeauftragter
• Schwerbehindertenvertretung
• Gleichstellungsbeauftragter
• Controlling/Revision
• Sozialversicherungsträger: Krankenversicherungen, Ärzteversorgungskassen, Rentenversicherungsträger
• Arbeitsagentur
• Aufsichts-, Arbeitssicherheitsbehörden
• Finanzamt
• Integrationsamt im Falle einer Schwerbehinderung
• Berufsgenossenschaft
• Bankinstitute
• Versicherungsunternehmen
• Externe Dienstleister
• Aktenvernichter
• Gläubiger, bei Lohn- und Gehaltspfändungen
• IT- Dienstleister
• Rechtsanwälte, Gerichte, Steuerberater
• Personaldienstleister
• Kunden

8. Rechte der betroffenen Person

Werden Ihre personenbezogenen Daten durch uns verarbeitet, sind Sie betroffene Person i. S. d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns zu:

8.1. Recht auf Auskunft
Sie haben ein Recht auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen von uns verarbeitet werden. In diesem Fall informieren wir Sie zusätzlich über

• (1) den Verarbeitungszweck;
• (2) die Datenkategorien;
• (3) die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten;
• (4) die geplante Speicherdauer bzw. die Kriterien für die geplante Speicherdauer;
• (5) Ihre weiteren Rechte;
• (6) sofern wir Ihre personenbezogenen Daten nicht von Ihnen mitgeteilt wurden: Alle verfügbaren Informationen über deren Herkunft;
• (7) sofern vorhanden: das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung sowie Informationen über die involvierte Logik, die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen der Verarbeitung.

8.2. Recht auf Berichtigung
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung, sofern Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind.

8.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, sofern

• (1) wir die Richtigkeit Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten überprüfen;
• (2) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist;
• (3) Sie Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Zweckwegfall zur Rechtsverfolgung benötigen;
• (4) SieWiderspruchgegendieVerarbeitungIhrerpersonenbezogenenDateneingelegthabenund wir diesen Widerspruch prüfen.

8.4. Recht auf Löschung
Sie haben ein Recht auf Löschung, sofern

• (1) wir Ihre personenbezogenen Daten für ihren ursprünglichen Verwendungszweck nicht mehr benötigen;
• (2) Sie Ihre Einwilligung widerrufen und es keine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gibt;
• (3) Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen und – sofern es sich nicht um Direktmarketing handelt – keine vorrangigen Gründe für die Weiterverarbeitung vorliegen;
• (4) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist;
• (5) die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gesetzlich gefordert ist;
• (6) Ihre personenbezogenen Daten als Minderjähriger für Dienste der Informations-gesellschafterhoben wurden.

8.5. Recht auf Unterrichtung
Sofern Sie Ihr Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht haben, werden wir allen Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten, diese Berichtigung, Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitteilen.

8.6. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben ein Recht Ihre von uns auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Vertrags-durchführung verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Sofern dies technisch machbar ist, haben Sie das Recht, dass wir diese Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

8.7. Widerspruchsrecht
Sie haben im Fall von besonderen Gründen ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.
Im Fall einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke des Direktmarketings haben Sie jederzeit ein Recht auf Widerspruch.

8.8. Recht auf Widerruf
Sie haben das Recht, eine uns abgegebene Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

8.9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen die EU-DSGVO verstößt.
Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach

Die Aufsichtsbehörde, bei der Sie Beschwerde eingereicht haben, unterrichtet Sie über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Für Rückfragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne zur Verfügung.

8.10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand August 2020. Die Weiterentwicklung unserer Webseite und unseres Angebots sowie gesetzliche und behördliche Anforderungen erfordern die regelmäßige Überprüfung und ggf. Änderung unserer Datenschutzrichtlinie.